POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Marco Normativo y Principios Aplicables

Esta política se rige por la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales, principalmente:

• Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales).
• Decreto 1377 de 2013 (Reglamentario de la Ley 1581).
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor, Art. 47).

El Tratamiento de datos personales por parte de Extranjería y Migración se basará en los siguientes principios: Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad o Calidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Seguridad y Confidencialidad.

2. Alcance y Tratamiento de Datos

Esta política aplica al tratamiento de todos los datos personales suministrados por los usuarios (residentes o no en Colombia) a Extranjería y Migración, ya sea de forma física o a través de medios digitales (sitio web, formularios, correos electrónicos, WhatsApp, plataformas de redes sociales, llamadas, entre otros).

El usuario, mediante la aceptación de estos Términos y Condiciones, y por ende, de esta Política, otorga su autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de sus datos personales.

3. Finalidad de la Recolección de Datos

Los datos personales son recopilados con las siguientes finalidades, las cuales son inherentes al objeto social de Extranjería y Migración como proveedor de servicios de asesoría e intermediación migratoria:

• a. Proveer los servicios de asesoría e intermediación, compartiendo información entre entidades gubernamentales (Ministerio de Relaciones Exteriores, Migración Colombia, Notarías, entre otras), además de aliados estratégicos de Extranjería y Migración.
• b. Diligenciar solicitudes, formularios y registros ante la entidad competente.
• c. Realizar análisis o estudio del caso en particular para determinar la viabilidad del trámite.
• d. Establecer la comunicación principal y alterna a través de correo electrónico, llamadas, redes sociales y/o WhatsApp para notificaciones y seguimiento del proceso.
• e. Atender y gestionar PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias).
• f. Monitorear y grabar videollamadas y llamadas entre Usuarios y Asesores por razones de seguridad y cumplimiento de los niveles del servicio.
• g. Gestionar tareas administrativas, generación de cotizaciones, registro y trazabilidad en los procesos, emisión de recibos, elaboración de facturas, entre otras propias de la administración.
• h. Cumplir con los requerimientos de información por parte de entidades gubernamentales, judiciales o administrativas competentes.
• i. Tratar la información suministrada de terceros (para comunicación en caso de emergencia, amigos, familiares, cónyuges, hijos, entre otros) para la prestación del servicio.
• j. Analizar la navegación, experiencia y personalizar anuncios mostrados (uso de cookies y tecnologías de rastreo).
• k. Realizar encuestas de satisfacción, enviar comunicaciones informativas sobre servicios migratorios complementarios, realizar estudios estadísticos que permitan mejorar los servicios prestados o generar nuevos servicios.
• l. Informar por cualquier canal, promociones, productos y/o servicios actuales o futuros; eventos, actividades promocionales y otras comerciales relacionadas directa o indirectamente con la propia actividad de Extranjería y Migración; y/o sus aliados.
• m. Para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales que Extranjería y Migración tiene con sus clientes, empleados, proveedores.
• n. Realizar estudios de Marketing y consumo, analizar y medir la calidad de los servicios ofrecidos.

4. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

El Titular de los datos (Usuario) tendrá derecho a:

• Conocer: Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.
• Actualizar y Rectificar: Solicitar la modificación de los datos incompletos, inexactos o desactualizados.
• Revocar y Suprimir: Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización de Tratamiento, siempre que no exista una obligación legal o contractual que impida la supresión.
• Información: Ser informado sobre el uso que se da a sus datos.
• Quejas: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012.

5. Tratamiento de Datos Sensibles

Extranjería y Migración podrá tratar datos considerados sensibles relacionados con la Salud, Datos Biométricos, de carácter reforzado. Sólo cuando sean strictly necesarios para el desarrollo de trámites migratorios ante las entidades competentes. El Titular no está obligado a suministrar esta información, y su tratamiento se realizará bajo medidas de seguridad y confidencialidad.

6. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA)

En estricto cumplimiento del Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el interés superior del menor, el Tratamiento de datos personales de NNA se sujeta a las siguientes reglas especiales:

• 1. Datos de Naturaleza Pública: Solo se tratarán datos personales de NNA que sean de naturaleza pública, o aquellos que sean indispensables para la prestación de los servicios migratorios solicitados por sus representantes legales (ej. información de registro civil, número de pasaporte, visa de dependiente, fotografías, entre otros).
• 2. Autorización Reforzada: La autorización para el tratamiento de los datos de NNA debe ser otorgada obligatoriamente por sus representantes legales (padres o tutores legalmente identificados).
• 3. Finalidad Específica: La finalidad del tratamiento de los datos de los NNA siempre debe ser la de servir su interés superior y garantizar sus derechos fundamentales, principalmente facilitar el trámite migratorio del que son beneficiarios o dependientes.
• 4. No Proscripción: Extranjería y Migración prohíbe el uso de datos de NNA para fines de marketing o publicidad no relacionados directamente con su trámite migratorio.
• 5. Comunicación: Se garantiza que el representante legal del NNA podrá ejercer los derechos de Conocimiento, Actualización, Rectificación y Supresión en nombre del menor.

7. Procedimiento para Ejercer los Derechos

El Titular de los datos (o su representante legal) podrá ejercer sus derechos presentando una solicitud escrita o mediante correo electrónico a la dirección extranjeria123@gmail.com.

La solicitud debe contener:

• Nombre completo del titular, número de identificación. En caso de NNA, se debe adjuntar el documento de identidad del menor y del representante legal.
• Descripción precisa de los hechos que dan lugar a la petición (ej. solicitud de actualización, revocatoria o consulta).
• Medio de contacto.
• Documentos que se quieran hacer valer.

Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Reclamos: Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la queja para que subsane las fallas. Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles.

8. Medidas de Seguridad y Grabación de Comunicaciones

Extranjería y Migración se compromete a adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El usuario acepta y entiende que, por razones de seguridad y cumplimiento de los niveles de servicio, todas las videollamadas y llamadas entre Usuarios y asesores serán grabadas y monitoreadas. Estas grabaciones se realizarán y tratarán de acuerdo con esta Política y la normatividad vigente.

9. Vigencia de la Política

La presente Política rige a partir de la fecha de su publicación (octubre 20 de 2025) y la vigencia será el término razonable y necesario para cumplir con las finalidades del Tratamiento de datos y las obligaciones legales.